Post by ujjal02 on Nov 12, 2024 5:36:10 GMT
Gen tòn pi bon pratik pou mete ann aplikasyon ak itilize sistèm jesyon dokiman yo. Ou te li sou tout benefis yo epi ou te gen anpil chans wè plizyè douzèn fèy konsèy sou fason pi byen itilize yon sistèm elektwonik kont yon yon sèl ki baze sou papye. Si pafwa kantite enfòmasyon ki disponib yo sanble akablan, rete soude ak kèk esansyèl.
Men twa teknik enpòtan ke ou ka anplwaye jodi a ki pral gen yon enpak imedya sou biznis ou:
Pran dokiman yo nan sous la
Kaptire kontni ou pi pre sous orijinal la ke posib ogmante efikasite nan Fonksyon Job Imèl baz done elimine etap ki pa nesesè yo ak anpil amelyore kalite done yo. Bon nouvèl la se ke lojisyèl jesyon dokiman ou ta dwe kapab pran dosye elektwonik ak entèraksyon imen minim. Valè tranzisyon soti nan papye nan jesyon dokiman dijital se ke san yo pa bezwen enprime yon dokiman ou ka eskane li nan sistèm nan. Enprimant vityèl ak fòm elektwonik ede w otomatikman ekstrè done ki sòti nan yon dokiman, sa ki redwi drastikman tan anpil konpayi te deja atribye ba done manyèl yo.
Rete ajou sou règleman sekirite ak retansyon
Pandan ke li ka sanble tankou korve a, pèsonn pa vle atake, kreye yon pwosesis sekirite done konplètman risk-advèrsè ta ka teknik ki pi enpòtan yo anplwaye. Yon bon politik pral asire tou de konplè ak presizyon nan dosye yo. Li ta dwe tou konsantre sou responsablite jesyon dosye nan òganizasyon an, bay anplwaye nan tout depatman bon nivo aksè a enfòmasyon yo, direktiv jesyon dosye, fòmasyon konplè, ak konfòmite ak règleman gouvènman/endistri yo. Dènye lejislasyon tankou GDPR ap fòse konpayi yo atravè lemond vin pi sere nan sistèm kenbe dosye yo ak règleman sou vi prive done yo. Lè w te souflete ak yon amann rèd pou move jesyon dosye se dènye bagay yon konpayi vle - kidonk rete vijilan epi asire ke sistèm jesyon dokiman elektwonik ou an konfòme nèt ak lejislasyon gouvènman an oswa mezi konfòmite espesifik endistri yo.
Pi bon sistèm yo kenbe li senp
Èske se pa sa ki pwen nan chanje soti nan manyèl nan dijital? Fasilite pou itilize, fasilite aksè, ak fasilite nan pwosesis. Sistèm jesyon dokiman elektwonik yo fèt pou rezoud pwoblèm ki asosye ak kenbe dosye manyèl, men sa pa vle di ke chak itilizatè ta dwe gen aksè a chak karakteristik nan sistèm nan. An reyalite, yon sistèm apwopriye pral pèmèt administratè yo montre sèlman eleman ki pi itil nan yon itilizatè espesifik. Sa a pa vle di kenbe itilizatè yo lwen klòch yo ak sifle oswa efikasite debaz yo. Olye de sa, lè yo senplifye koòdone a, li fè li pi fasil pou anplwaye ou yo akonpli travay yo san yo pa konfonn oswa akablan yo ak detay ki pa enpòtan pou responsablite chak jou yo.
Kaptire done, sekirite ak senplifye (menm otomatik) jesyon elektwonik se jis twa nan rezon esansyèl konpayi yo ap fè tranzisyon an soti nan pwosesis papye nan dijital. Nan okenn lòd patikilye, teknik sa yo lè yo ap travay kòmsadwa pral rekòlte retounen enpòtan pou biznis ou.
Men twa teknik enpòtan ke ou ka anplwaye jodi a ki pral gen yon enpak imedya sou biznis ou:
Pran dokiman yo nan sous la
Kaptire kontni ou pi pre sous orijinal la ke posib ogmante efikasite nan Fonksyon Job Imèl baz done elimine etap ki pa nesesè yo ak anpil amelyore kalite done yo. Bon nouvèl la se ke lojisyèl jesyon dokiman ou ta dwe kapab pran dosye elektwonik ak entèraksyon imen minim. Valè tranzisyon soti nan papye nan jesyon dokiman dijital se ke san yo pa bezwen enprime yon dokiman ou ka eskane li nan sistèm nan. Enprimant vityèl ak fòm elektwonik ede w otomatikman ekstrè done ki sòti nan yon dokiman, sa ki redwi drastikman tan anpil konpayi te deja atribye ba done manyèl yo.
Rete ajou sou règleman sekirite ak retansyon
Pandan ke li ka sanble tankou korve a, pèsonn pa vle atake, kreye yon pwosesis sekirite done konplètman risk-advèrsè ta ka teknik ki pi enpòtan yo anplwaye. Yon bon politik pral asire tou de konplè ak presizyon nan dosye yo. Li ta dwe tou konsantre sou responsablite jesyon dosye nan òganizasyon an, bay anplwaye nan tout depatman bon nivo aksè a enfòmasyon yo, direktiv jesyon dosye, fòmasyon konplè, ak konfòmite ak règleman gouvènman/endistri yo. Dènye lejislasyon tankou GDPR ap fòse konpayi yo atravè lemond vin pi sere nan sistèm kenbe dosye yo ak règleman sou vi prive done yo. Lè w te souflete ak yon amann rèd pou move jesyon dosye se dènye bagay yon konpayi vle - kidonk rete vijilan epi asire ke sistèm jesyon dokiman elektwonik ou an konfòme nèt ak lejislasyon gouvènman an oswa mezi konfòmite espesifik endistri yo.
Pi bon sistèm yo kenbe li senp
Èske se pa sa ki pwen nan chanje soti nan manyèl nan dijital? Fasilite pou itilize, fasilite aksè, ak fasilite nan pwosesis. Sistèm jesyon dokiman elektwonik yo fèt pou rezoud pwoblèm ki asosye ak kenbe dosye manyèl, men sa pa vle di ke chak itilizatè ta dwe gen aksè a chak karakteristik nan sistèm nan. An reyalite, yon sistèm apwopriye pral pèmèt administratè yo montre sèlman eleman ki pi itil nan yon itilizatè espesifik. Sa a pa vle di kenbe itilizatè yo lwen klòch yo ak sifle oswa efikasite debaz yo. Olye de sa, lè yo senplifye koòdone a, li fè li pi fasil pou anplwaye ou yo akonpli travay yo san yo pa konfonn oswa akablan yo ak detay ki pa enpòtan pou responsablite chak jou yo.
Kaptire done, sekirite ak senplifye (menm otomatik) jesyon elektwonik se jis twa nan rezon esansyèl konpayi yo ap fè tranzisyon an soti nan pwosesis papye nan dijital. Nan okenn lòd patikilye, teknik sa yo lè yo ap travay kòmsadwa pral rekòlte retounen enpòtan pou biznis ou.